Bevétel–kiadás nyilvántartás virtuális asszisztenseknek: lásd át, mi marad a munkád után
Olvasási idő: 5 perc
Lezártál egy projektet, elküldted a számlát, és közben már a következő ügyfél feladatain dolgozol. Pörögnek a napok, érkeznek a megbízások, mégis nehéz lenne pontosan megmondanod, mennyibe kerül havonta a vállalkozásod működtetése, és mennyi marad a beérkező bevételekből.
A pénzügyi tudatosság első lépése, hogy átlásd, mennyi pénz érkezik a vállalkozásodba, és mire költesz belőle. Egy rendszeresen vezetett bevétel–kiadás nyilvántartás ebben segít: láthatóvá teszi a számaidat, amelyekre később a döntéseidet is alapozhatod.
Virtuális asszisztensként könnyű az ügyfelek teendőit előre venni, miközben a saját adminisztrációd arra az időre marad, amikor „majd lesz egy kis nyugalom”. Pedig a saját vállalkozásod pénzügyei is megérdemlik ezt a figyelmet.
Ezért készítettem egy ingyenesen letölthető bevétel–kiadás nyilvántartást, amelyben egy helyen követheted a bevételeidet, a kiadásaidat és a ledolgozott óráidat. Ebben a bejegyzésben megmutatom, hogyan segíthet tudatosabban működtetni a VA vállalkozásodat.
A beérkező bevétel még csak a kép egyik fele
Amikor kialakítod az óradíjadat vagy egy szolgáltatáscsomag árát, valószínűleg végiggondolod, mennyi időt töltesz majd a feladatokkal. A vállalkozásod működtetésének azonban költségei is vannak.
Egy képszerkesztő előfizetése, egy online tárhely, a weboldalad fenntartása, a könyvelés vagy egy szakmai képzés külön-külön könnyen kezelhető összegnek tűnhet. Együtt viszont már érdemben befolyásolhatják, mi marad a munkád után.
Ráadásul ezek a kiadások eltérő időpontokban jelentkeznek. Van, amit havonta fizetsz, másnak évente egyszer érkezik el a díja, és időnként egy nagyobb eszközbeszerzésre is szükséged lehet.
Ha csak a beérkező utalásokat figyeled, ezek a tételek könnyen háttérbe szorulnak. A nyilvántartás segít egymás mellett látni a bevételeket és a működéshez kapcsolódó kiadásokat.
Egy jól használható nyilvántartás attól lesz értékes, hogy választ ad a saját kérdéseidre. Például arra, hogyan alakult a hónapod, milyen rendszeres költségeid vannak, vagy mire kell előre készülnöd.
- A ténylegesen beérkezett bevételeket
Érdemes látni, mikor, melyik ügyféltől és mekkora összeg érkezett meg hozzád. Egy elvégzett munka, egy kiállított számla és egy beérkezett utalás három különböző állomás. A letölthető táblázat a jóváírás dátuma alapján rendezi hónapokba a bevételeidet. Így azt követheted benne, hogy az adott hónapban mennyi pénz érkezett be ténylegesen.
- A munkához kapcsolódó órákat
A bevételek mellett a hozzájuk tartozó ledolgozott órákat is rögzítheted. Ez különösen akkor lehet hasznos, ha óradíjas feladatok mellett csomagáras vagy projektalapú megbízásaid is vannak. Egy fix díjas feladatnál például a ráfordított idő követése segíthet észrevenni, ha a munka rendszeresen több órát igényel annál, mint amennyivel az árazáskor számoltál. A saját időd értelmezésénél pedig gondolj a vállalkozásod háttérfeladataira is: az ajánlatírásra, az ügyfélszerzésre, a saját marketingedre és az adminisztrációdra. Ezeknek is helyet kell találniuk a munkanapodban.
- A havi, éves és egyszeri kiadásokat
A rendszeres előfizetések mellett az évente fizetett szolgáltatásokat és az alkalmi beszerzéseket is érdemes feljegyezned.
VA-ként ilyen tétel lehet például:
– a munkádhoz használt szoftverek előfizetése;
– a domain és a tárhely díja;
– a könyvelés;
– egy szakmai képzés vagy konzultáció;
– egy új monitor, headset vagy más munkaeszköz.
Az is sokat segít, ha időnként átnézed, mire használod a fizetős eszközeidet. Előfordulhat, hogy egy korábbi projekthez szükséges előfizetés azóta is fut, miközben már alig nyitod meg.
Az éves költségeknek is legyen helyük a terveidben
Egy évente fizetendő szolgáltatás díjáról könnyű megfeledkezni a két fizetési időpont között. Amikor újra esedékessé válik, egyetlen hónapot terhel meg a teljes összeg.
Vegyünk egy egyszerű példát: ha egy szolgáltatás éves díja 60 000 forint, akkor havi 5 000 forint elkülönítésével felkészülhetsz rá. A kiadás a fizetés hónapjában továbbra is 60 000 forint lesz, de előre számoltál vele.
A táblázat ezért az éves díjak havi tervezési összegét is megmutatja. Ez tájékozódási pontot ad ahhoz, mennyit érdemes félretenned ezekre a tételekre.
Mit találsz az ingyenes bevétel–kiadás nyilvántartásban?
A sablon négy munkalapból áll:
- Bevételek: a jóváírás dátuma, az ügyfél, a ledolgozott órák, a beérkezett összeg és a megjegyzések helye.
- Kiadások: a költségeid rögzítése havi, éves vagy egyszeri tételként.
- Havi összesítő: a rögzített órák, bevételek, kiadások és a bevétel–kiadás különbözet havi áttekintése.
- Éves összefoglaló: az egész év adatai egy helyen, havi bontással.
A havi díjaknál kezdő és záró hónapot is megadhatsz, így egy év közben elindított vagy lemondott előfizetés időszakát is jelölheted.
A sablon jelenlegi változata alanyi adómentes működéshez készült. A benne látható egyenleg a rögzített bevételek és kiadások különbsége, adók és egyéb kötelezettségek előtt. Ezt ezért ne kezeld automatikusan szabadon elkölthető jövedelemként. A táblázat a saját áttekintésedet segíti; a könyvelésedet és az adózási nyilvántartásaidat továbbra is a könyvelőddel egyeztetve vezesd.
Töltsd le az ingyenes bevétel–kiadás nyilvántartást Excel-formátumban, és kezdd el követni a VA vállalkozásod pénzügyeit!
Így lesz belőle használható szokás
A táblázat akkor segít igazán, ha rendszeresen előveszed. Ehhez érdemes egy könnyen tartható rutint kialakítanod.
Jelölj ki hetente egy rövid időt, amikor felvezeted a beérkezett összegeket és az új kiadásokat. Hónap végén pedig nézd át az összesítőt, és gondold végig:
- Melyik ügyféltől mennyi bevételem érkezett?
- Milyen költségek terhelték ezt a hónapot
- Várható a közeljövőben nagyobb vagy éves kiadás?
- Van olyan előfizetésem, amelyet már alig használok?
- Mit mutatnak a rögzített munkaóráim a vállalt feladatokról?
Néhány hónap után már a változásokat is könnyebben észreveheted. Láthatod, hogyan alakulnak a rendszeres költségeid, mely időszakokban érkezik több bevétel, és hol érdemes közelebbről megvizsgálnod a működésedet.
A pénzügyi tudatosság a VA vállalkozásod része
Virtuális asszisztensként a saját vállalkozásodért is felelsz. Ebbe a szolgáltatásaid kialakítása, az ügyfélkapcsolatok és a szakmai fejlődés mellett a pénzügyeid követése is beletartozik.
A pénzügyi tudatosság a gyakorlatban egészen hétköznapi kérdésekkel kezdődik: tudod-e, mennyibe kerül a működésed, felkészülsz-e a várható kiadásokra, és figyelembe veszed-e a saját számaidat, amikor új megbízást vállalsz vagy átgondolod az áraidat.
Az egyéni VA mentorálás során ezzel a témával is foglalkozunk. Átbeszéljük, mit jelent pénzügyileg tudatosan működni virtuális asszisztensként, milyen adatokat érdemes figyelned, és hogyan kapcsolódnak ezek a vállalkozói döntéseidhez.
Az ingyenes nyilvántartás ehhez jó kiindulópont: segít összegyűjteni és átlátni a saját adataidat. A mentorálásban pedig teret kapnak a mögöttük lévő kérdések is.