Virtuális Asszisztens, aki nem csak követi az utasításokat
Olvasási idő: 3 perc
Bevallom tisztességesen, hogy amikor közel egy évvel ezelőtt megkeresett egy külföldi cég, hogy segítsek nekik magyar piacon terjeszkedni, elsőre nemet mondtam.
A hivatalos indokom az volt, hogy nincs szabad kapacitásom, de ha teljesen őszinte akarok lenni, nem ez volt az egyetlen ok.
A projekt része volt a hideghívás is. 
Több mint húsz éve nem indítottam hideghívást, ráadásul a weboldalamon is szerepel, hogy nem vállalok ilyen feladatot. Emellett a nagy adatbázisok kezelése sem tartozik a kedvenc feladataim közé. Úgy éreztem, ez egyszerűen nem az én világom.
Nagyon megdöbbentem, amikor néhány héttel később mégis újra megkerestek.
Azt írták, hogy amint felszabadul egy kis kapacitásom, mindenképpen jelezzem, mert továbbra is velem képzelik el az együttműködést.
Ez már elgondolkodtatott.
Végül úgy döntöttem, adok egy esélyt a projektnek.
Kilépés a komfortzónából
A feladat összetettebb volt, mint elsőre gondoltam, és a „terep” is teljesen ismeretlen volt a számomra. 😳
Egy magyar piacra készülő külföldi vállalat számára kellett előkészítenem az ügyféladatbázist, egy megadott forgatókönyv alapján telefonon felvenni a kapcsolatot a potenciális partnerekkel, majd kiküldeni a tájékoztató e-maileket, és folyamatosan figyelni a kampány eredményeit.
Az e-mail marketinghez ráadásul egy számomra teljesen új rendszert használtak.
Szerencsére elegendő időt kaptam arra, hogy megtanuljam a működését, és ez sokat segített abban, hogy magabiztosan tudjak dolgozni vele.
A pillanat, amikor elkezdtem kérdéseket feltenni
Amikor kiküldtem az első e-maileket, körülbelül 28%-os megnyitási arányt láttam.
Ez egy teljesen elfogadható eredmény is lehetett volna, és akár meg is elégedhettem volna vele.
De valami nem hagyott nyugodni. 🤔
Elkezdtem végiggondolni az egész folyamatot.
Nemcsak azt néztem, hogy elküldtük-e az e-maileket, hanem azt is, hogyan élhette meg ezt a címzett.
- Mikor kapta meg?
- Mi történt előtte?
- Milyen emléke maradt a telefonbeszélgetésről?
- Mi volt az üzenete a levélnek?
Ekkor jött a felismerés. 💡
Ha túl sok idő telik el a telefonhívás és az e-mail között, a beszélgetés élménye már halványul. A levél egyszerűen egy lesz a sok beérkező üzenet között.
Ezért arra az elhatározásra jutottam, hogy a hívást követően a lehető legrövidebb időn belül kiküldöm az e-mailt.
Emellett átdolgoztam a tárgymezőt, finomítottam az előnézeti szöveget és néhány apró módosítást végeztem a levél hangvételén is.
Az eredmény?
A megnyitási arány közel 48%-ra emelkedett.🏆
A legfontosabb tanulság
Ez a projekt megerősített abban, amit azóta minden munkám során szem előtt tartok.
Egy virtuális asszisztens feladata nem ér véget ott, hogy pontosan végrehajtja a rábízott feladatokat.
A valódi érték ott kezdődik, amikor megáll egy pillanatra, figyelni kezd, kérdez, elemez, és megkeresi azokat az apró lehetőségeket, amelyek jobb eredményt hozhatnak.
Nem mindig szükséges egy teljes stratégiai újratervezés.
Néha elég néhány tudatos változtatás a megfelelő helyen.
Ezért szeretek együtt gondolkodni az ügyfeleimmel
Az évek során rájöttem, hogy engem nem motivál pusztán a feladatok kipipálása.
Az igazi hajtóerőm az, amikor közösen megtaláljuk azokat az apró részleteket, amik hatékonyabbá teszik a folyamatokat, jobb eredményeket hoznak, vagy egyszerűen levesznek egy újabb terhet a vállalkozó válláról.
Talán ezért érzem úgy, hogy ma egy virtuális asszisztens szerepe már jóval több, mint adminisztratív támogatás.
Egy jó együttműködésben nemcsak időt nyer a vállalkozó, hanem egy olyan partnert is, aki figyel, gondolkodik és folyamatosan keresi a fejlődés lehetőségét.
Az idő igazolta, hogy jó döntést hoztam, amikor elvállaltam ezt az együttműködést, mert messze túlmutat a hideghíváson és a táblázatkezelésen.
Közösen dolgozzuk ki a következő kampányidőszak stratégiáját, beavatkozunk, módosítunk, együtt korrigálunk a cél elérése érdekében.
És őszintén? Én ezt a részét szeretem a legjobban a munkámnak.
