Virtuális Asszisztens

A fenntartható VA/Megbízó kapcsolat receptje

Szerző:

A fenntartható VA/Megbízó kapcsolat receptje, avagy: Hogyan építs olyan együttműködést, ami évekig kitart

Olvasási idő: 7 perc

Tudod, mi a közös a legjobb VA-megbízó kapcsolatokban? Nem az, hogy soha nincs probléma. Hanem az, hogy van egy stabil alap, amivel nyugodtan át lehet vészelni a nehezebb időszakokat is.

Ha már dolgoztál virtuális asszisztensként vagy megbízóként, valószínűleg tapasztaltad: vannak kapcsolatok, amik simán peregnek, és vannak olyanok, amik valahogy… elakadnak. Néha lassan, néha hirtelen.

A jó hír? A legtöbb probléma megelőzhető. Nézzük meg, mik azok az „alapanyagok”, amik nélkül nem működik a recept.

A 6 alapelem, ami nélkül nem megy

1. Tiszta, rendszeres kommunikáció
Ez az alapja mindennek. Nem elég, ha az elején egyszer átbeszélitek a dolgokat, aztán reménykedtek, hogy minden megy magától.

Mit jelent a gyakorlatban?

  • Legyen egy fix időpont, amikor beszéltek. Hetente, kéthetente, vagy havonta – attól függ, mennyi a munka. De legyen. És ez nem opcionális.
  • Tudjátok, melyik csatornát mikor használjátok. Email a hivatalos dolgokhoz, Viber/Messenger a gyors kérdésekhez, meeting a nagyobb témákhoz.
  • Ha valami nem világos, kérdezzetek. Inkább tízszer kérdezz rá, minthogy rosszul csináld.

Figyelmeztető jel:
Ha azt veszed észre, hogy egyre ritkábban beszéltek élőben, vagy csak egyoldalú az üzenetváltás (csak te kérdezel vagy csak te válaszolsz), az már gond. A kapcsolat értékének csökkenése ott kezdődik, hogy valaki már nem szán rád elég időt.

2. Egyértelmű határok és felelősség
Tudnotok kell, ki miért felel. Nem kell bonyolítani, de legyen tiszta.

Mit jelent a gyakorlatban?

  • Az elején írjátok le, milyen feladatok tartoznak a VA-hoz.
  • Nem kell jogi dokumentum, elég egy közös jegyzet vagy email.
  • Ha új feladat jön, beszéljétek meg: ez plusz munka vagy valami mást cserébe leveszünk?
  • Döntési jogkörök: mi az, amiben a VA egyedül eldönthet, és mihez kell egyeztetés?

Figyelmeztető jel:
Ha folyamatosan „még ezt is, meg azt is” feladatok jönnek, de nem beszélitek meg, hogy ez már több munka – az előbb-utóbb kiégést vagy frusztrációt fog okozni valamelyik félnél.

3. Fair és átlátható pénzügyek
Beszéljünk róla nyíltan: a pénz kényes téma, de pont ezért kell rendesen kezelni.

Mit jelent a gyakorlatban?

  • Tiszta megállapodás: óradíj vagy havi fix összeg? Mikor fizetsz? Hogyan?
  • Ha a munka terjedelme változik, a díjazás is változzon.
  • Ezt rendszeresen (negyedévente vagy félévente) nézzétek át.
  • Ha a VA-nak a díjazás nem megfelelő, mondja el időben, ne várjon hónapokig, amíg felgyűlik benne a rossz érzés.

Figyelmeztető jel:
Késedelmes fizetések, különösen ha valamilyen „kifogással” (nincs elég bevétel, nincs elég eredmény stb.). A VA munkájának értéke nem a megbízó bevételéhez kötött, hanem a megállapodáshoz.

4. Megfelelő mennyiségű irányítás (se túl sok, se túl kevés)
Van, aki minden apróságba beleszól, van, aki teljesen magára hagyja a VA-t. Egyik se jó.

Mit jelent a gyakorlatban?

  • Az elején lehet többet beszélni, többet egyeztetni. Ez természetes, még tanulod, hogy dolgozik a másik.
  • Ahogy nő a bizalom, fokozatosan kevesebb irányítás kell. De ne tűnj el teljesen!
  • Rendszeres (pl. heti) státuszjelentés vagy összefoglaló segít: a megbízó látja, mi történik, anélkül hogy mikromenedzselnie kellene.

Figyelmeztető jel:
Ha a VA érzi, hogy állandóan a válla fölött állsz, vagy épp ellenkezőleg: hetekig nem hallasz tőle semmit, mindkettő probléma. Az egyik megöli a kreativitást, a másik a motivációt.

5. Visszajelzés és elismerés
Ez az, amit sokan elfelejtünk. A VA nem csak egy végrehajtó robot, hanem ember, akinek szüksége van arra, hogy tudja: jó irányba halad.

Mit jelent a gyakorlatban?

  • Adj visszajelzést rendszeresen. Nem elég csak akkor szólni, ha valami nem jó.
  • Ha valami jól sikerült, mondd el. Ez nem ömlengés, hanem az, hogy a másik tudja: értékeled a munkáját.
  • A VA pedig ossza meg a megbízóval, mit lát, milyen eredményeket ért el. Ne várd meg, hogy megkérdezze.

Figyelmeztető jel:
Ha csak kritika vagy hallgatás van, az előbb-utóbb motiválatlansághoz vezet. A VA azt érzi, hogy bármit csinál, úgysem jó vagy úgysem számít.

6. Egészséges munkakeret és energia
A kiégés sokszor nem látszik azonnal, de garantáltan tönkreteszi a kapcsolatot.

Mit jelent a gyakorlatban?

  • A VA állítsa fel a határait: hány ügyfél, hány óra naponta, mikor NEM elérhető.
  • A megbízó figyeljen a jelekre: lassul a munka? Kevésbé lelkes? Több a hiba? Lehet, hogy túlterhelt.
  • Legyen vakáció, pihenőnap és ezeket tartsátok is tiszteletben.

Figyelmeztető jel:
Ha érzed, hogy már csak „húzod”, nincs energiád, vagy épp a megbízó látja, hogy „már nem az vagy, aki voltál” – ideje leülni beszélgetni, mielőtt késő lenne. Ha VA-ként hadilábon állsz az időbeosztással, olvasd el egy korábbi cikkemet: Határidők, prioritások, ügyfelek: Így menedzseld az idődet Virtuális Asszisztensként

Amikor én rontottam el

Hadd osszak meg egy saját történetet, mert sokkal többet tanultam a hibáimból, mint a sikereimből.
3 éve dolgoztam már ezzel az ügyféllel. Eleinte hetente meetingeltünk, átbeszéltük a feladatokat, minden rendben volt. Aztán fokozatosan átváltottunk emailre, messengerre. A személyes kapcsolat elkopott.
Közben folyamatosan jöttek hozzá az ügyfelek, de felém azt kommunikálta, hogy „nincs elég elérés”. Emiatt időnként késve küldte a havidíjamat. Javasoltam neki email marketinget, weboldal frissítést, fizetett hirdetéseket – elvetette mindet. Azt várta, hogy social média organikus elérésekkel szerezzek neki ügyfeleket. Ami 2020 után, nos… tudjuk, hogyan működik.
Aztán jött egy másik VA, aki barter megállapodást ajánlott neki. Az ő újításait azonnal elfogadta. Egy hónappal később felmondta velem a szerződést „fizetési nehézségekre” hivatkozva.

Mi volt az első figyelmeztető jel?

Amikor először kezdett késedelmesen fizetni, de a feladatokat folyamatosan tolta rám. Magas óraszámú megállapodásunk volt – nem engedhettem meg magamnak, hogy kiszálljak. Még arra a felajánlásra sem mondott igent, hogy kössünk új szerződést kevesebb óraszámmal.

Mit tanultam ebből?
Ma a mostani ügyfeleimmel mindent jóváhagyatok. Rendszeresen kérem a visszacsatolást és folyamatosan tájékoztatom őket az eredményekről – posztok elérése, weboldal adatai, blogcikkek teljesítménye. Nem várom meg, hogy megkérdezzék.
Rendszeresen bombázom őket újítási ötletekkel. És ha azt érzem, hogy valaki félvállról vesz, azonnal javaslok egy face-to-face meetinget. Messengeren könnyű ignorálni. Meetingen már nem.
A lényeg: Sosem hagyom, hogy ismét csend legyen a munkám körül.

Hogyan építsd fel a kapcsolatot lépésről lépésre

Az induláskor (első 1-2 hónap)
Ez a próbaidőszak mindkét fél számára. Most még tanultok egymásról.

Tennivalók:

  • Írjátok le a feladatokat, felelősségi köröket, munkaidőt, kommunikációs csatornákat
  • Állapodjatok meg a rendszeres meetingek időpontjában
  • Tegyetek fel sok kérdést, tisztázzatok mindent, ami nem világos
  • Legyen egy rövid próbaidőszak (1-2 hónap), amikor bármelyikőtök kiléphet, ha nem érzitek jónak

Beüzemelés után (3-6. hónap)
Most már kezd gördülni a dolog. De most kell a legjobban odafigyelni, hogy ne csússzon el.

Tennivalók:

  • Tartsátok a rendszeres meetingeket – ne engedjétek el!
  • Kérj és adj visszajelzést
  • Ha valami nem működik, beszéljétek meg időben
  • Negyedéves review: nézzétek át, hogyan mennek a dolgok, van-e javítani való

Hosszú távon (6 hónap után)
Ha idáig eljutottatok, gratulálok! De ne álljatok meg.

Tennivalók:

  • Tartsátok frissen a kapcsolatot – ne menjetek át „automata üzemmódba”
  • Féléves vagy éves díjazás review
  • Továbbra is rendszeres kommunikáció és visszacsatolás
  • Ha valamelyikőtök változást szeretne (több/kevesebb munka, új feladatok), nyíltan beszéljetek róla

Gyakori hibák, amik elronthatják

„Már úgyis tudom, mit gondol”
Soha ne feltételezz. Amit te magától értetődőnek gondolsz, lehet, hogy a másik teljesen másképp látja.

„Nem akarok kényelmetlen lenni”
Ha valami zavar, mondd el. Inkább legyen egy kényes beszélgetés, mint hogy hónapokig gyűljön benned a feszültség.

„Úgyis elmúlik”
Nem múlik el. A problémák ritkán oldódnak meg maguktól. Egyszerűen csak nagyobbá nőnek.

„Nem értem el, biztos elfoglalt”
Ha valaki hetekig nem válaszol, az már nem „elfoglaltság”. Az prioritás kérdése. És erről beszélni kell.

Zárszó: A fenntartható kapcsolat nem passzív

A legjobb VA-megbízó kapcsolatok nem azért működnek, mert „minden megy magától”. Hanem azért, mert mindkét fél aktívan dolgozik rajta.

Beszéltek. Tisztázzátok a dolgokat. Visszajelzést adtok. Építitek a bizalmat. Figyeltek a másikra.

Igen, ez energiát igényel. De sokkal kevesebbet, mint állandóan új embereket keresni és betanítani, mert a régiek előbb-utóbb elhagynak.

És ha már most érzed, hogy valamelyik kapcsolatodban nincs rendben valami? Ne várd meg, hogy teljesen szétessen. Ülj le a másik féllel, beszéljétek át őszintén, és kezdjétek újra – ezúttal már a recept alapján.

Mert egy jó VA-megbízó kapcsolat nem luxus. Hanem befektetés, ami hosszú távon megtérül mindkét fél számára.

Van kérdésed vagy saját tapasztalatod? Szívesen hallom! Írj nekem emailt: info@enigmadesk.hu

Hogyan indulj el virtuális asszisztensként magabiztosan? Az alapok, amiket bárcsak én is tudtam volna az elején

Szerző:

Hogyan indulj el Virtuális Asszisztensként magabiztosan? Útmutató kezdőknek (egy kis segítség, amit érdemes ismerni)

Olvasási idő: 3 perc

Amikor 2021-ben elkezdtem VA-ként dolgozni, pontosan ugyanazokat a kérdéseket tettem fel magamnak, mint amit most te is:
Hol kezdjem? Mit vállaljak el? Hogyan találok ügyfeleket? Biztosan jól csinálom?

És ha őszinte akarok lenni: nagyon sok időt megspórolhattam volna, ha valaki akkor megsúgja nekem azokat az alapokat, amiket mára már természetesnek veszek.

Ebben a blogban összegyűjtöttem neked mindazt, amit kezdő VA-ként érdemes már az elején tisztán látni.
És a végén megmutatok egy eszközt is, ami rengeteget segíthet abban, hogy ne teljenek el hosszú hónapok az indulással, hanem néhány hét alatt magabiztosan, strukturáltan építsd fel a vállalkozásodat.

Helyezkedj kényelembe az olvasáshoz és engedd el a feszültséget! 🙂

Legyen egy irányod, még akkor is, ha most még nem tudod pontosan, hogy merre tartasz

A legtöbb kezdő VA ott csúszik el, hogy mindent (is) elvállal. Barátságból, pénzért, félelemből, vagy mert „hátha ügyfél lesz belőle”. Ez persze rövid távon hozhat pénzt, de könnyen kiégéshez is vezethet.

A stabil induláshoz először is tisztázd meg magadban: 

  • Milyen típusú feladatokat élvezel?
  • Miben vagy gyors, hatékony, természetes tehetség?
  • Milyen vállalkozókkal szeretnél és tudsz jól együtt dolgozni?

Nem kell azonnal szűk keresztmetszetet választani, de legyen egy csapásirányod, ami köré építkezel. A szakosodás idővel úgyis kialakul.

Készíts szolgáltatáscsomagokat, mert sokkal profibbnak hat, mint hinnéd

Miért?

Mert az ügyfelek szeretik, ha tudják, mire számíthatnak, neked pedig nem kell minden alkalommal újra és újra elmagyaráznod, mi fér bele a havi óraszámba és mi nem.

Kezdő VA-ként érdemes összeállítani pár jól átlátható csomagot.

Például:

  • „Kezdő social csomag”: havi posztolás + alap grafika
  • „Admin mentőöv”: naptárkezelés, e-mailek, ügyfélszolgálat
  • „Tech segély”: hírlevél, webes frissítések, funnel alapok

Vagy egy másik megközelítés:

  • Social media alapcsomag
  • Adminisztrációs támogatás
  • Hírlevél + technikai háttér
  • Ügyfélszolgálati mini csomag

Egy csomag nem csupán biztonság, átláthatóság és profi benyomás mindkét félnek, de egyszerűsíti az árazásodat is.

Építsd ki a saját rendszeredet

Ez nem luxus, hanem szükséglet. Hidd el nekem, mert a saját bőrömön tapasztaltam. 

Amíg nincs rendszered, minden szétesik, ezért érdemes már az elején kialakítani:

  • hogyan kezeled a feladatokat (Notion, Asana, Trello),
  • milyen sablonokat használsz az ajánlathoz, szerződéshez, onboardinghoz,
  • hogyan kommunikálsz az ügyfeleiddel,
  • hogyan követed nyomon az idődet és a bevételeidet.

Ezzel később megspórolsz magadnak egy csomó stresszt, és energiát szabadítasz fel. Fontos, hogy tudd menedzselni az idődet!

Tanulj meg úgy kommunikálni, mint egy profi

Tudom, ez most kicsit furcsán hangzik, de a VA munka sikere nagyban múlik a megfelelő kommunikáción. 

Ha:

  • jól kérdezel,
  • tisztán határozod meg a kereteket,
  • ki mered mondani az áraidat,
  • és nem félsz nemet mondani,

akkor sokkal könnyebben találsz olyan ügyfeleket, akikkel öröm együtt dolgozni. A legtöbb VA nem erős ebben és óriási előny, ha te igen.

És most jön a következő lépés: nem kell mindezt egyedül kitalálnod

Ha szeretnél gyorsabban, biztosabban és sokkal kevesebb stresszel elindulni, akkor a VA Starter Mentor Program tökéletes társ lehet az első nagy lépésekhez. Amikor megalkottam a programot, rögtön éreztem, hogy ez az a segítség, ami rengeteg kezdő VA-t meg fog óvni a felesleges köröktől. És tudod miért? 

Mert lépésről lépésre végigvezet az indulás legnehezebb elemein:

  • segít kialakítani a szolgáltatásaidat,
  • megmutatja, hogyan jelenj meg profin,
  • segít összeállítani a rendszereidet,
  • és átláthatóvá teszi, hogyan építs stabil vállalkozást.

Én szívből ajánlom azoknak, akik szeretnének tudatosan, magabiztosan és stressz nélkül elindulni.

Zárásként

A VA út csodás, rugalmas, szabad, de csak akkor, ha nem sodródsz benne.
Ha már a kezdeteknél stabil alapokat építesz, sokkal könnyebben jönnek a jó ügyfelek, a szakmai magabiztosság és az a fajta vállalkozói flow, amit minden VA szeretne elérni.

És ha segítség kell az induláshoz, ne feledd: tudod hol találsz meg. ❤️

👉 https://enigmadesk.hu/va-starter/

Határidők, prioritások, ügyfelek: Így menedzseld az idődet Virtuális Asszisztensként

Szerző:

Határidők, prioritások, ügyfelek: Így menedzseld az idődet Virtuális Asszisztensként

Olvasási idő: 7 perc

Mindannyian tudjuk, milyen érzés, amikor a nap végén úgy érezzük, hogy bár rengeteget dolgoztunk, mégis alig haladtunk előre. Virtuális Asszisztensként nekem is gyakran okozott fejtörést, hogyan uraljam a káoszt, osszam be jobban az időmet, hogy ne csak a feladatokat pipáljam ki, hanem valóban eredményesen teljenek el a napjaim.

Az időbeosztás nemcsak egy eszköz arra, hogy több dolgot elvégezzek, hanem egy módja annak, hogy az életem fontos területeire koncentráljak. Ez a home office munkavégzés miatt kiemelten fontos a számomra, hiszen az otthonom egyben a munkahelyem is, és meg kellett találjam az egyensúlyt a munka, a család és a személyes idő között.

Miért fontos az időgazdálkodás?

Az elmúlt 4 év tapasztalata alapján határozottan állíthatom, hogy a hatékony időgazdálkodás mindennél fontosabb, mert segít abban, hogy:

  • Csökkentsd a stresszt

Nálam már az is sokat segített, ha reggelente átgondoltam, mik aznapra a legfontosabb teendőim. Ezáltal kevésbé éreztem nyomás alatt magam.

  • Növeld a produktivitást

Amikor tisztában voltam a prioritásaimmal, sokkal hatékonyabban tudtam dolgozni, és többet tudtam elérni kevesebb idő alatt.

  • Javíts az életminőségeden 

Számomra fontos volt, hogy legyen időm a családomra és a barátaimra is, és ezt az időgazdálkodás segítette elő.

  • Elérd a céljaidat 

Az időm tudatos kezelése lehetővé tette, hogy ne csak álmodozzak a céljaimról, hanem valóban tegyek is értük.

Hogyan kezdj hozzá?

Az időgazdálkodás javítása nekem is apró lépésekkel indult. Néhány dolog, ami nálam bevált:

  • Célok meghatározása: Először is tisztáztam magamban, hogy mik azok a dolgok, amiket valóban fontosnak tartok.
  • Napi terv készítése: Minden reggel átértékelem, mik a legfontosabb teendőim, és ezekre fókuszálok.
  • Időzítő használata: Az időzítő segít abban, hogy egy-egy feladatra koncentráljak, és ne vonja el semmi a figyelmemet.
  • Zavaró tényezők minimalizálása: Igyekszem olyan környezetet teremteni, ahol nyugodtan dolgozhatok, anélkül hogy folyamatosan megszakítanának.

Hatékony napi rutin

Egy hatékony napi rutin kialakítása kulcsfontosságú volt számomra, hogy maximalizáljam a produktivitásomat és ne vesszek el a részletekben. Hogyan építem fel a saját napi rutinomat, amely segített abban, hogy jobban kezeljem az időmet?

  1. Korai kelés: A napot korán, általában 6 órakor kezdem, hogy nyugodtan át tudjam gondolni a teendőimet, és felkészülni a napra. 9 óráig tart az “énidőm”, az ügyfeleim számára teljesen offline állapotban.
  2. Reggeli tervezés: Minden reggel 10-15 percet szánok arra, hogy átnézzem a napi teendőimet, és priorizáljam őket. Átnézem a beérkezett emaileket és rendszerezem a tennivalókat. Ez segít abban, hogy tisztában legyek a legfontosabb feladatokkal.
  3. Munka blokkok: A munkámat ügyfelenkénti blokkokra osztom és 90 percenként rövid szüneteket tartok. Ez a módszer segít fenntartani a koncentrációmat és elkerülni a kiégést.
  4. Délutáni pihenő: Az ebéd utáni időszakban szánok egy rövid időt a pihenésre és az energiaszintem feltöltésére. Ez segít, hogy frissen folytathassam a munkát.
  5. Napzárás: A nap végén ellenőrzöm az aznapi teendők listáját, hogy mit végeztem el, és mi maradt a következő napra.

Ezek nemcsak a munkám hatékonyságát javították, hanem hozzájárultak ahhoz is, hogy kiegyensúlyozottabb és stresszmentesebb legyek.

Prioritások kezelése

A hatékony időgazdálkodás alapja a prioritások helyes kezelése. Ezek voltak a legnehezebb lépések, hiszen minden ügyfelemnek 100% figyelem és határidő garanciát vállalok, amit gyakran összetévesztenek az azonnali megvalósítással.

  • Fontos vs. sürgős: Megtanultam különbséget tenni a fontos és a sürgős feladatok között. Míg a sürgős feladatok azonnali figyelmet igényelnek, a fontos feladatok hosszú távon befolyásolják a céljaim elérését.
  • Prioritási lista: Naponta készítek egy listát a legfontosabb feladatokról, és ezekre fókuszálok először. Ez segít abban, hogy ne vesszek el a teendőkben és biztosan azzal a munkával foglalkozzak, aminek a legrövidebb a határideje.
  • Tömbösítés: A feladatokat igyekszem “tömbösítve” elvégezni, ami azt jelenti, hogy azonos feladatokat egy időintervallumban végzek el minden ügyfélnek. Ilyen például a social media posztok és sztorik megosztása.
  • “Nem”-ek mondása: Nehéz volt, de megtanultam nemet mondani olyan feladatokra, amelyek nem járulnak hozzá a céljaimhoz. Olyan feladatokat nem vállalok, amikben nem vagyok kompetens vagy nem szolgálja a szakmai fejlődésemet. Így az időmet és az energiámat a valóban lényeges dolgokra fordíthatom.

A prioritások helyes kezelése segít abban, hogy ne érezzem magam folyamatosan leterheltnek, és dekoncentráltnak. Be kellett látnom azt, hogy ha hatékonyabban és célzottabban tudok dolgozni, jelentősebb eredményeket érhetek el.

Időrablók felismerése

Az időrablók olyan tevékenységek, amelyek észrevétlenül elszívják az időnket és energiánkat, anélkül hogy valódi értéket teremtenének. Hogyan sikerült felismernem és kezelni ezeket?

  1. Social média: A közösségi média egy igazi időrabló lehet, ha nem figyelünk oda. Meghatározott időintervallumokat alakítottam ki, amikor ellenőrzöm a közösségi médiát, moderálom a hozzászólásokat és csak a feladatra fókuszálok, így elkerülöm, hogy órákra belefeledkezzek.
  2. Felesleges megbeszélések: Kezdetben sokszor olyan értekezleteken vettem részt, amelyek nem hoztak valódi eredményt, nem is a delegálás volt a céljuk, sokkal inkább a mikromenedzselés, ami negatívan befolyásolta az együttműködést. Megtanultam szelektálni, és csak olyan ügyfelekkel dolgozom együtt, akik valóban megbíznak bennem, értékelik a munkámat és az időmet.
  3. Folyamatos e-mail ellenőrzés: Az e-mailek folyamatos ellenőrzése megszakította a munkafolyamatomat. Most már csak napi kétszer-háromszor nézem meg az e-mailjeimet, illetve az ügyfelekkel kapcsolatos kommunikációs csatornákat a minimálisra szűkítettem. Az e-mail kapcsolattartás mellett telefonos elérhetőséget biztosítok a számukra hétköznapokon 9:00-17:00 óra között.
  4. Túlzott multitasking: A multitasking gyakran csökkentette a hatékonyságomat, mert a figyelmem folyamatosan megoszlott. Igyekszem egyszerre csak egy feladatra koncentrálni, hogy minél jobban el tudjak mélyülni benne és ki tudjon teljesedni a kreativitásom.

Az időrabló tevékenységek elviszik a fókuszt, kizökkentenek a munkából és csökkentik a produktivitást és a hatékonyságot. Ha az ügyfeleid minden lehetséges platformon éjjel-nappal írogathatnak, hangüzenetekkel bombázhatnak, akkor egyrészt egy csomó idő eltelik azzal, hogy összefűzd a tennivalókat, másrészt könnyen előfordulhat, hogy valami felett elsiklik a figyelmed és munkát nem végzed el határidőre. Jobb ezeknek az elkerülésére egy olyan protokollt kialakítani, hogy egy online felületen együtt vezetitek a tennivalók listáját és egyeztetitek a határidőket. Ez lehet akár egy Excel tábla is a Google Drive-on.

Az időgazdálkodásban segítő digitális eszközök és applikációk számos lehetőséget kínálnak a hatékonyabb munkavégzéshez és a napi feladatok rendezéséhez. Az én munkámat ezek segítik:

  • Trello – A Trello egy vizuális projektmenedzsment eszköz, amely lehetővé teszi, hogy táblákon és kártyákon szervezd a feladataidat. Kiválóan alkalmas személyes és csapatprojektek kezelésére, mivel könnyen nyomon követhetők az egyes lépések és határidők.
  • Google Calendar – A Google Naptár egy klasszikus, de rendkívül hasznos eszköz, amely segít a napi időbeosztásban, határidők kezelésében és találkozók szervezésében. A szinkronizálás más alkalmazásokkal, mint a Gmail vagy Google Tasks, egyszerűbbé teszi a feladatok kezelését.
  • A Toggl Track – egy rendkívül népszerű időmérő és időgazdálkodási eszköz, amely segít a munkaidő pontos nyomonkövetésében. Kiváló választás mindenkinek, aki szeretné optimalizálni a munkafolyamatait, jobban átlátni, hogy mire mennyi időt szán, és javítani a termelékenységét.

Ezek az alkalmazások mind segítenek engem abban, hogy jobban kihasználjam az időmet, rendszerezzem a feladatokat, és hatékonyabban végezzem el a napi munkánkat.

Hogyan kezeljük a halogatást?

A halogatás az egyik legnagyobb akadály az időhatékony munkavégzésben. Ki ne ismerné az érzést, amikor tologatja maga előtt a “nem szeretem” feladatokat? Hogyan győzöm le a halogatást?

  • Kisebb, könnyebben kezelhető lépésekre osztom a nagy és ijesztő a munkát. Így kevésbé érzem nyomasztónak a feladatot, és könnyebben belekezdek, hiszen az elefántot is meg lehet enni, ha apró falatokra osztod. 😀
  • Meghatározok egy időkeretet, például 25 percet (Pomodoro technika), hogy egy adott feladatra koncentráljak. Ez segít abban, hogy ne húzzam az időt.
  • Ha végzek a “nem szeretem” feladattal, megjutalmazom magam, akár egy rövid pihenővel, akár egy finom nassolnivalóval. Ez motivál arra, hogy folytassam a munkát.
  • Alkalmazom a “most vagy soha” elvet, mert megtanultam, hogy ha túl sokáig halogatom, csak nehezebbé válik a feladat elvégzése, könnyebb nem lesz.
  • Rendszeresen emlékeztetem magam a céljaimra és arra, hogy miért fontosak nekem. Ez segít fenntartani a lelkesedésemet és elkerülni a halogatást és a kiégést.

Hogyan alkalmazhatod mindezt?

Kezdd kicsiben! Vezess be apró változtatásokat, például készíts napi teendőlistát, szánj 10 percet reggel a legfontosabb feladataid átgondolására, vagy vezess be egy rövid esti relaxációs rituálét. A lényeg az, hogy az idődet úgy kezeld, mint a legnagyobb értékedet, és alakíts ki tudatos szokásokat, amelyek közelebb visznek a céljaidhoz.

Persze nem az időgazdálkodás az egyetlen, amire Virtuális Asszisztensként ügyelned kell. Ha érdekes lehet számodra ez a téma, olvasd el egy korábbi cikkemet arról, mik a leggyakoribb hibák, amiket Virtuális Asszisztensként elkövethetsz. 

Ügyfélként delegálnál számodra időpocsékoló feladatokat? Vedd fel velem a kapcsolatot és nézzük meg együtt, mely területeken tudnálak a leghatékonyabban támogatni!

Miért szeretnek a coachok Virtuális Asszisztenssel dolgozni?

Szerző:

Miért szeretnek a coachok Virtuális Asszisztenssel dolgozni?

Facebook
Twitter
LinkedIn
Email

Olvasási idő: 3,5 perc

Nemcsak a coachok szeretnek velünk együtt dolgozni, de az oktatók, egyéni ügyvédek, személyi edzők, terapeuták és a marketing szakemberek is szívesen veszik körül magukat Virtuális Asszisztens csapattal.

Mi az oka ennek?

Legfőbb problémájuk a technikai megvalósítás hiányossága mellett, hogy folyamatos időzavarral küzdenek, hiszen a legtöbbjük az egyéni konzultációk mellett előfizetéses rendszert működtet, online és offline programokat tart, facebook zárt csoportokban kommunikál, hírlevél feliratkozókat gyűjt és folyamatosan új tartalmakat készít célközönségének.
Óriási megkönnyebbülés számukra minden háttér támogatás, amivel végre nem nekik kell foglalkozni.
A fenti feladatok egyedüli elvégzése mindenképpen a fő profiljuk rovására menne és nem engedhetik meg maguknak, hogy technikai szöszöléssel töltsék a drága idejüket.
Az elmúlt 2 év tapasztalata számomra, hogy nem arról van szó, hogy nem tudják elvégezni a háttérfeladatokat (szóval nem technikai analfabéták), hanem arról, hogy elviszi a fókuszt a sok marketinges rutinfeladat és adminisztráció.
A delegálás hatékony megoldás és egyben hatalmas fellélegzés is a számukra, melynek hatására szárnyalni kezdenek a hivatásukban és elkezdik ontani magukból a jobbnál jobb ötleteket és megvalósításokat.

Hogyan tud olajozottan működni egy coach* (ejtsd: kócs) Virtuális Marketing Asszisztens segítő csapata?

  1. Heti, kétheti rendszerességgel online meetingen meghatározzák a célokat, kampányokat, határidőket és kiosztják a feladatokat.
  2. Következesen használják a Trello-t, Google naptárt és a Google Drive-ot (vagy egyéb felhő alapú szolgáltatást) a munkák és a határidők nyomonkövetésére.
  3. A Virtuális Asszisztens segítők önállóan dolgoznak, mégis együttműködnek, hiszen a “szálaknak” a végén mindig össze kell érnie.
  4. A Virtuális Asszisztensek, bár a feladatokat szegmentálják egymás között, adott esetben profi módon tudják egymást helyettesíteni.

Mik azok a tipikus online marketing feladatok, amelyek minden coach életében felmerülnek?

  • Nagyon termékenyek szövegírásban és általában halomban állnak a bevetésre váró vázlataik, amelyek arra várnak, hogy hírlevéllé, blogbejegyzéssé, social media poszttá váljanak.
  • Rendkívül jó videótartalom készítők, viszont ezek utómunkálata már teher a számukra.
  • Prezentálnak online vagy offline rendezvényeken, összerakják a teljes anyag vázlatát, de jobban szeretik a Virtuális Asszisztens kreativitására bízni a prezentáció elkészítését.
  • Ugyanez érvényes a közösségi média posztok kreatív tartalmi elemeire is. Itt az időzítést, az üzleti oldalak, zárt csoportok kezelését, események létrehozását, a posztok napi megosztását és a kommentek moderálását is ki szokták szervezni a Virtuális Asszisztenseknek.
  • Weboldaluk karbantartására webfejlesztővel működnek együtt, de a rutinfeladatok elvégzése (képek, tartalmi elemek, szövegek, oldalak módosítása, naprakész információk feltöltése, technikai ellenőrzés, stb.) a VA-re hárul. Megjegyzem, a webfejlesztők általában örömmel lemondanak ezekről a dolgokról… 🙂
  • A számlázási teendők ellátása végképp nem tartozik a coachok kedvencei közé. Nyilvánvaló, hogy az automatikus számlázás a megoldás, de “porszem mindig tud kerülni a gépezetbe”, ezért az ellenőrzés, korrigálás és az időszakos manuális számlakiállítás elkerülhetetlen. Szerencsére a Virtuális Asszisztensek magabiztosan kezelik a számlázó programokat.
  • Minden kérdés, kérés, óhaj, sóhaj az ügyfélszolgálati e-mail címre fut be, ami módszeres rendszerezés hiányában rövid időn belül teljes káoszt eredményez. Az ügyfélszolgálati e-mailek kezelése úgy szokott zajlani, hogy a felelős Virtuális Asszisztens egy a coach-csal közösen összeállított “tipikus kérdések és válaszok” lista alapján megválaszolja és kategorizálja az e-maileket és csak azokat teszi kérdésessé, amik személyesek vagy nem tipikusak.
  • Vannak coachok, akiknek személyi asszisztenciára is van igényük, mert egy VA mindent is 🙂 észben tart, összefog és garantálja a határidők betartását.

Költséghatékony-e a coachok számára, ha Virtuális Asszisztenssel dolgoznak?

Egy 2022 novemberi cikkemben írtam egy összehasonlító elemzést arról, hogy vállalkozóként melyikkel jársz jobban. Ha irodai alkalmazottat vagy ha virtuális asszisztenst foglalkoztatsz. Ha érdekel a válasz, olvasd el a blogbejegyzést >> ITT <<

Rólam és az aktuális árakról a https://enigmadesk.hu oldalon tájékozódhatsz.

Közösségi média felületeim, ahol még megtalálsz:

* Coaching (ejtsd: kócsing)
Az angol szóval coaching (a. m. „edzés”), ritkábban, bár nem teljes pontossággal magyarul üzletszerű tanácsadás, személyes, segítő és fejlesztő tevékenység. A személyes képességeket, meglévő erősségeket azonosítja és fejleszti, segítve ezzel a továbblendülést, az elakadások, problémák megoldását. Az ezeket ellátó személyt angolul coachnak , magyarul ritkábban tanácsadónak nevezik.
Célja az egészséges, de bizonyos nehézségekkel küzdő vagy akár csak önmagukat egyes területeken fejleszteni kívánó embereknek, szervezeteknek való segítségnyújtás.
A coach a coaching során a magyar névvel ellentétben nem ad közvetlenül tanácsot. Kérdéseivel, alkalmazott technikáival segíti hozzá az ügyfelét (a coachee-t) a válaszok megtalálásához. A jelen megoldandó feladataira és a jövőben megvalósuló megoldásokra koncentrál. Kivitelezése történhet személyesen és online formában is. (Forrás: Wikipédia)

VIRTUÁLIS ASSZISZTENS vs. ALKALMAZOTT – vállalkozóként melyikkel jársz jobban?

Szerző:

VIRTUÁLIS ASSZISZTENS vs. ALKALMAZOTT - vállalkozóként melyikkel jársz jobban?

Facebook
Twitter
LinkedIn
Email

Olvasási idő: max.4 perc

A virtuális asszisztensekről még mindig óriási tévhitek keringenek az interneten és a vállalkozók fejében is. A cikk írása előtt kutatómunkát végeztem és meglepő eredményekre jutottam. Olyan szóösszetételeket találtam, mint a “virtuális asszisztens bérlés”, “virtuális asszisztens órabér”, “virtuális asszisztens munkabér” és társai, ami őszintén szólva megdöbbentett, mert például a könyvelőmet sem bérlem, hanem minden hónapban fizetek a szolgáltatásáért.

De ha már a bérköltségekről beszélgetünk, vessük is össze gyorsan, hogy kisvállalkozóként melyikkel jársz jobban. Ha irodai alkalmazottat foglalkoztatsz vagy ha virtuális asszisztenssel dolgozol.

Ahhoz, hogy tisztábban lássunk, elhoztam neked a Portfolio 2022. augusztusi előrejelzését, mely szerint a 2023. év eleje el fogja érni az inflációs csúcsot 23 % -kal (!), majd a nyár folyamán kicsit süllyedni fog és a jövő év egészére vonatkozóan átlagosan 10 % körül fog megállni.

Számításaim alapjául a 2022. novemberi adatok szolgálnak

amikor is a szakképesítést igénylő munkakörben foglalkoztatott munkavállaló garantált bérminimuma 260.000 Ft/hó bruttó bér. Ebből a munkavállaló heti 40 órás munkavégzéssel hazavisz a zsebében 172.900 Ft nettó bért (!!!), a munkáltatónak pedig 293.800 Ft-jába kerül, ami azt jelenti, hogy egy átlagos 21 napos munkahónappal számolva 1749 forintjába kerül óránként az alkalmazott. (forrás: https://ado.hu/)

A virtuális asszisztensek óradíjai

igencsak változatosak, hiszen szakértelmük rendkívül széles skálán mozog. Az egyszerű adminisztratív háttér feladatok ellátásától a webfejlesztésig szinte mindenfajta online elvégezhető tevékenységet lefednek. “A virtuális asszisztens egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, a távolból (otthonról, úgynevezett „home office”-ból), segítenek vállalkozásoknak, támogatják azok működését. A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően. Hazánkban virtuális asszisztens néven futnak azok a vállalkozások, akik virtuális adminisztrációs asszisztencia szolgáltatásokat látnak el.” (forrás: Wikipédia)

Projekt alapú elszámolás

Továbbá azt látom, hogy egyre többen áttérnek a projekt alapú elszámolásra, ami a későbbiek során újabb kérdéseket fog majd felvetni, de erről majd egy következő cikkem fog szólni. Az óradíjak felmérésekor nemigen találtam 3000 Ft/ óra alatti díjat, ami érthető is, hiszen még egy kezdő virtuális asszisztens sem tudja vállalkozásának fenntartási költségeit kitermelni ilyen áron. Jellemzően 3500 Ft és 7500 Ft között mozognak a 2022-es árak (én ennek az átlagával, 5500 forinttal fogok számolni lentebb), ami a fent említett infláció miatt várhatóan 2023. januárban emelkedni fog, ahogy a minimálbér is.

Az egyszerűbb számítások kedvéért a teljes munkaidőt vettem alapul a VA-k tekintetében is, ami persze nem teljesen releváns, hiszen a virtuális asszisztensek jellemzően egyszerre több (átlagosan 4-5) ügyféllel dolgoznak és így építik fel a saját teljes munkaidejüket.

Alkalmazott 293.800 forintért vagy virtuális asszisztens 924.400 forintért?

Itt a válasz egyértelműnek tűnik, azonban kérdem én, szerinted óránként 1749 forintért milyen minőségű munkavégzést és szakértelmet várhatsz el egy munkavállalótól???
Ha azt szeretnéd, hogy eligazodjon a céged adminisztrációs rendszerében és legalább az ügyfélszolgálati e-mailek kezelését rá tudd bízni, akkor bizony még rá kell tenned egy jó nagy lapáttal, úgyhogy az alkalmazott esetében emeljük kicsit a tétet és számoljunk mondjuk 500.000 Ft bruttó bérrel, ami 332.500 Ft nettó bért jelent az irodai asszisztensednek és neked vállalkozóként 565.000 Ft bérköltséget eredményez.

Mielőtt tovább mennénk, elmesélem neked, hogy anno én is voltam alkalmazott. Munkaidőben kiolvastam a Harry Potter és a Twilight összest, volt időm órákig cseverészni a barátnőimmel és bajnok voltam Passziánszban még akkor is, amikor a munkahelyi kamera egyenesen az iróasztalomra volt irányítva. 😀 Az Origo 2018-as adatai alapján az alkalmazottak a munkaidő maximum 60 százalékát használják ki produktívan, ami azt is jelenti, hogy az 5 munkanapból mindössze 3 telik igazán hasznosan.

Azonban Neked munkaadóként nem csak ezzel és a bérköltséggel kell számolnod, hanem lesznek még egyéb kiadásaid is az alkalmazott irodai asszisztenseddel kapcsolatban.

Alkalmazott 565.000 forintért vagy virtuális asszisztens 924.400 forintért?

Összegyűjtöttem egy táblázatba azokat a kiadásokat, amikkel még mindenképpen kalkulálj, amikor felveszel egy munkavállalót:

Ha a fenti költségeket is a mérlegre helyezzük, egyértelműen a virtuális asszisztens a nyerőbb még akkor is, ha esetlegesen meghaladja az alkalmazottal járó kiadásokat, hiszen egy csomó nyűgtől megszabadítja a cégtulajdonost. Korszakalkotó megoldás nemcsak azoknak a kisvállalkozásoknak, akiknek nincs még szükségük, vagy nem tudják még kitermelni a főállású alkalmazottat, hanem nagyobb cégeknek is.

A virtuális asszisztensek munkaidejében nincs üresjárat. Jól felfogott érdekük, hogy sikerre vigyék a vállalkozásodat. Másodperc alapú időelszámolással végzik a rájuk bízott feladatokat. Remek csapatjátékosok és egy nagyobb vállalkozás esetében hárman, négyen vagy akár öten is tökéletes összhangban képesek ellátni az online adminisztratív háttérmunkát. Nincsenek rejtett fizetnivalók, minden hónapban küldik a számlát a megbízási szerződésben megállapított összegről, a vállalkozó pedig leírja költségként az üzleti asszisztenciát.

Természetesen vállalkozóként a döntés a Te kezedben van, de ha érdekel hogyan szervezd ki hatékonyan a munkát nekem a virtuális asszisztensnek, olvasd el a bejegyzésemet  >> ITT <<

Rólam és az aktuális csomag árakról az https://enigmadesk.hu/ oldalon tájékozódhatsz. Érdemes megnézni, mivel a 2022-es hosszútávú (3-6 hónapos) megbízási szerződésekre ÁRSTOP-ot vezettem be, ami azt jelenti, hogy sikeres együttműködési megállapodás esetén a 2023-as áremelés Téged nem fog érinteni a szerződésünk lejártáig.

Közösségi felületeim, ahol még megtalálsz:

Hasznos linkgyűjtemény, ha 2022-ben KATA-s egyéni vállalkozó vagy

Szerző:

Hasznos linkgyűjtemény, ha 2022-ben katás egyéni vállalkozó vagy

– hogy neked már ne kelljen keresgélned

Írta: Mészáros-Huszár Erika

Katás egyéni vállalkozóként hasznos ha könyvelődre bízod a dolgot, viszont nem árt, ha te is tisztában vagy néhány határidővel és tudnivalóval.

Virtuális Asszisztensként nekem rendkívül kényelmes a KATA adózási forma, nem jár különösebb adminisztrációs tevékenységgel, elektronikus számlát állítok ki partnereimnek és bevételi nyilvántartást vezetek. A bevételi nyilvántartásra felvezetem a vevő adatait, a bevételek összegét tételesen, a számla sorszámát, megszerzésének idejét.
Azonban van még pár fontos dátum és információ, felmerülő kérdések, amiket összegyűjtöttem ebben a bejegyzésben a teljesség igénye nélkül.

Kinek érdemes a havi 75000 Ft-os katát fizetni?

Az emelt (havi 75000 Ft) tételes adó nemcsak a gyermekvállalás vagy hitelfelvétel előtt állók számára fontos, de a nyugdíj szempontjából is és itt nem csupán az összegekre gondolok, hanem a szolgálati időre. Még emelt összegű tételes adó megfizetése mellett is a KATA-s egyéni vállalkozóknak szinte létkérdés a nyugdíjcélú öngondoskodás valamilyen formája.
A részletes cikket itt találod:   >>> KATA nyugdíj kisokos 

Igényelhet-e a katás táppénzt?

Persze ez a kérdés is felmerül, hiszen a betegség az egyéni vállalkozókat sem kerüli el. Kicsit körülményes a vele járó adminisztráció, viszont ezen a linken megtalálod a leírást lépésről-lépésre: >>> Táppénz igénylése 

KATA bevallás 2022 határidő – mit kell tenned?

Ezekre a kérdésekre ebben a blogbejegyzésben találod a válaszokat: >>> KATA bevallás 

Változás a kamarai hozzájárulás 2022-es fizetésében

2022. január 01-tól nem a vállalkozás székhelye szerinti területi kamarának kell megfizetni a kamarai tagdíjat. >>> HIRDETMÉNY 

Iparűzési adó tudnivalók 2022

A legfontosabb tudnivalókat, szabályokat a    >> Kata iparűzési adó << bejegyzésben szépen egybefűzve olvashatod. 

Kata határidők, mit, hova kell utalni?

Az autokata tudáscentrum az egyéni vállalkozás indításától a szüneteltetésen át a változás bejelentésig minden információval a felhasználók rendelkezésére áll. >>> mit, hova kell utalni

És még három lényeges dolog, amit lehet, hogy kevesen tudnak, viszont fontos lehet:

  • ha ingyenes számlázóprogramot használsz, előfordulhat, hogy az előző évi számlákat csak korlátozott ideig tudod megjeleníteni és letölteni
  • a székhelyedre ki kell tenned a neved EV. megjelöléssel
  • évente kéményellenőrzést kell kérned akkor is, ha az egyéni vállalkozásod székhelye a saját lakhelyedre van bejelentve

Ha tetszett a cikkem és hasznosnak találod, oszd meg kedvenc közösségi média felületeden vagy küldd el üzenetben ismerőseidnek! >>>

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
WhatsApp
Email
Reddit
Skype

Amennyiben Virtuális Asszisztensre van szükséged, töltsd ki a Kapcsolat felvételi űrlapot és 2 munkanapon belül jelentkezni fogok, hogy megbeszéljük a részleteket!

KAPCSOLAT FELVÉTELE

Hogyan lettem Virtuális Asszisztens? – avagy mit tanultam meg egy életre 2021-ben (1.rész)

Szerző:

Hogyan lettem Virtuális Asszisztens? – avagy mit tanultam meg egy életre 2021-ben (1.rész)

Picture of Mészáros-Huszár Erika

Mészáros-Huszár Erika

Virtuális Asszisztenssé válásom - első lépések

Amikor elkezdődött a SmartAngel virtuális marketing asszisztens képzés még csak kapkodtam a fejemet, hiszen addigi irodai tapasztalataim kimerültek az MS Office és egy vállalati rendszer használatában. Minőségbiztosítási technikusként természetesen sokféle tapasztalattal rendelkeztem, oktatási anyagokat, ellenőrző teszteket, kimutatásokat készítettem, termelést koordináltam, HR feladatokat láttam el. Rendelkeztem ECDL vizsgával és Számítógépkezelő,- és használó képesítéssel, marketing tudással.

A Virtuális Asszisztens képzés új kihívások elé állított, ami sokszor megrettentett, de soha nem bizonytalanított el a hitemben, hogy képes vagyok megtanulni. A kezdetekkor még nem tudatosult bennem, hogy a hivatásomat találtam meg ezzel a munkával.

Hogy voltak-e váratlan fordulatok, álmatlan éjszakák, izgalmas várakozások?

Ajjajj, de még mennyire! Tanulással töltött rengeteg munkaóra, új ismeretek és tapasztalatok, kétségbeesések, bizonytalanság, viszont a férjem, mint legfőbb támogatóm és segítőm, első számú „rajongóm” mindig átsegített a nehéz pillanatokon. Az ő bátorítása nélkül most nem tartanék ott, ahol tartok.
Óriási hála és köszönet jár neki érte!

Tanulás, tanulás, tanulás...

Hosszú hónapok teltek el a tanulás jegyében és folyamatnak még nincs vége, csak a tempó már nem annyira feszített.

Megtanultam milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie a Virtuális Asszisztensnek.
Mi az a Virtuális Asszisztencia?
Hogyan kell nyugodt home office környezetet kialakítani. Mik az adatbiztonság legfőbb szabályai. Kik a Virtuális Asszisztens célcsoportjai és kinek miben tudok majd segíteni.

Megismertem és elsajátítottam a Profi Online Marketing Eszköztár elemeit, jelszó manager szoftvereket, közösségi marketing eszközöket, WordPress bővítményeket, applikációkat, számlázó programokat, legalább 30-40 olyan szoftvert, amiről azelőtt azt se tudtam, hogy eszik-e vagy isszák.

...és még több tanulás

Belemerültem a blogolás és hírlevél írás rejtelmeibe, hírlevél küldést gyakoroltam SalesAutopilot, ActiveCampaign és MailChimp rendszeren, videókat szerkesztettem, online marketing statisztikákat, kimutatásokat készítettem és megtanultam 3 fajta webshop motor kezelését. (A sors fintora gondolom, hogy első webáruház tulajdonos ügyfelem pont egy 4. féle webshop motort használ 😀 ).

Képszerkesztés, prezentáció készítés, vállalkozói ismeretek, ügyfélszerzés, tárgyalástechnika, weboldal készítés és még sorolhatnám…

Csak töltöttem, töltöttem a tudásanyagot a kobakomba és még akkor nem tudtam hová fogok eljutni ezzel a rengeteg új ismerettel.

Első lépéseimet a SmartAngel képzőközpontjának, Várhegyi Tamásnak és feleségének Várhegyi Orsinak köszönhetem, akik egy jól kidolgozott és csodásan letisztult tananyaggal letették bennem az EnigmaDesk Virtuális Asszisztencia alapköveit.

Hamarosan írok nektek első sikerélményeimről, kudarcaimról és kihívásaimról!

Megosztás:

Facebook
Twitter
Pinterest
LinkedIn
On Key

Kapcsolódó bejegyzések

Hogyan szervezd ki hatékonyan a munkát a Virtuális Asszisztensnek?

Szerző:
kölcsönös bizalom

Hogyan szervezz ki hatékonyan a Virtuális Asszisztensnek?

„A siker annyit jelent, hogy az ember épp azokkal a képességekkel rendelkezik, melyekre egy adott pillanatban szükség van.”
Henry Ford

Írta: Mészáros-Huszár Erika

Kedves Vállalkozó társam!

Elsősorban Neked szól mai gyakorlati útmutatóm, amivel segíteni szeretnélek, hogy el tudj igazodni vállalkozásod adminisztratív teendőinek delegálásával kapcsolatosan. Én személy szerint jobban szeretem a „kiszervezés” vagy a „megbízás” szót, nem vagyok híve az idegen szavak használatának a magyar nyelvben, bár tisztában vagyok vele, hogy vannak olyan területek, ahol ez szinte elkerülhetetlen.

Gondolom Te is (hozzám hasonlóan) folyamatosan azon dolgozol, hogy vállalkozásod hatékonyabban, gördülékenyebben működjön és egyre sikeresebbé váljon. Ennek a folyamatnak elengedhetetlen része az adminisztráció és az online jelenlét kiépítése és működtetése.

Vannak olyan részterületek, melyek megoldása rengeteg időt vesz el tőlünk a számunkra fontosabb feladatoktól. Ezért bízunk meg könyvelőt, webmestert, grafikust ahelyett, hogy magunk bíbelődnénk a könyvelési feladatokkal, weboldalunk felépítésével vagy arculatunk kialakításával.

„Virtuális Asszisztens szolgáltatásommal azoknak a „pepecselős” munkáknak a terhét tudom levenni a válladról, melyeknek a kiszervezésével felszabadíthatod az idődet és egyéb, számodra fontosabb feladatokra fókuszálhatsz. „

Mészáros-Huszár Erika
az EnigmaDesk-VA alapítója

EngimaDesk Virtuális Asszisztencia - Hatékony segítség vállalkozásodban

Hogyan tudod a munkát hatékonyan átadni nekem?

Gondold át, melyek azok a területek, amik nem igényelnek személyes jelenlétet?

Számold ki, hogy havi szinten mennyi munkaórát vesznek el tőled és beszéljük meg, hogy ezeket a feladatokat én mennyi idő alatt tudom elvégezni helyetted!

Képernyő videókkal is átadhatod nekem a munkát, amiket bármikor vissza tudok majd nézni. Ha „csak” szóban, egy videóbeszélgetés keretében mondod el, előfordulhat, hogy lényeges információk vesznek el az éterben.

Ha telefonon beszélünk, akkor is írd le nekem e-mailben, hogy legyen nyoma és vissza tudjam olvasni.

Használjuk a felhő tárhelyet, ahová bármikor fel tudjuk tenni az észrevételeinket, vezetni tudjuk az elvégzett munkákat és figyelemmel tudjuk együttműködésünk munkánk hatékonyságát!

Először bízz meg kisebb feladatokkal és fokozatosan építsük ki bizalmi hálónkat! 

Tudom, nem könnyű az elengedés!

Az „akkor van jól megcsinálva, ha én csinálom” érzés. Be kell, hogy engedj a „territóriumodba”! Bele fogok látni a vállalkozásodba és ez óriási lojalitás részedről. Viszont gondolj csak bele! Egy irodai alkalmazottnak mindennapi munkája során mennyi mindenre van rálátása vállalkozásoddal kapcsolatosan és egyáltalán nem biztos, hogy jól felfogott érdeke a Te fejlődésed.

Gondolj úgy a delegálásra, mint az időd legjobb kihasználására!

Készítettem Neked egy VÁLLALKOZÓI FELADATLISTÁT, ami segít átlátni a napi teendőket és felismerni, mely feleadatokat érdemes delegálni:

  • A nyomtatható verziót >ITT< éred el.
  • A digitális verziót >ITT< éred el.

Láss el vezetői feladatokat saját vállalkozásodban és vedd kezedbe az irányítást!

Szeretettel: Erika

 

Neked is csak ennyiből áll egy napod!
0 óra

Milyen feladatokkal tudsz megbízni engem?

Megtalálod weboldalam, az EnigmaDesk.hu Kezdőlapján és a Miben tudok segíteni oldalon, vagy nézd meg Bemutatkozó videómat! >>>

Hasznosnak találtad ezt a bejegyzést? Oszd meg kedvenc közösségi média felületeden vagy küldd tovább ismerőseidnek!

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Email
WhatsApp
Skype

5+1 EGYSZERŰ MÓDSZER NŐKNEK – avagy hogyan érezd jól magad a bőrödben az ötödik x-en túl?

Szerző:

5+1 EGYSZERŰ MÓDSZER NŐKNEK- avagy hogyan érezd jól magad a bőrödben az ötödik X-en túl is?

“Az élet csak arra vár, hogy megnyíljunk csodái előtt, hogy érdemesnek érezzük magunkat mindarra a jóra, amelyet számunkra tartogat.” (Louis L. Hay)

Írta: Mészáros-Huszár Erika

Az időt megállítani nem tudod, de a ráncos, kendős 50-es nagyik korszaka egyszer s mindenkorra lejárt.

Most 5 egyszerű módszerrel ismertetlek meg, aminek alkalmazásával (akárhány éves is vagy most) GARANTÁLTAN jobban fogod érezni magad a bőrödben.

„ Fura dolog ez az ötven év. Van egy emlékem, a szüleim vettek egy házat, odahívták a barátaikat. Ropi, italok, és ott voltam én is, az ötödikes, és világosan emlékszem, arra gondoltam: „úristen, minek építkeznek ezek, mindjárt meg fognak halni?”. Öregnek tűntek. Ehhez képest most, ötvenévesen tele vagyok tervekkel.”

Tóth Krisztina

Gondolkodj pozitívan!

1. Pozitív gondolatvilág

Csak úgy kerülhetsz harmóniába önmagaddal és a téged körülölelő világgal, ha a pozitívan gondolkodsz.

Jártál már úgy, hogy addig mondogattad magadnak, hogy fáj a fejed, hogy végül tényleg fájni kezdett? Látod, ez is működik! Akkor a fordítottja mitől ne működne?

Erősítsd magad motiváló, inspiráló könyvekkel, zenékkel, videókkal!

Az én személyes kedvenc könyveim, amiket tiszta szívvel ajánlok (rákattintva akár már most meg is tudod rendelni):

Jordan Peterson: 12 szabály az élethez
Müller Péter: Titkos Tanítások
Gary John Bishop: NE sz*rakodj, ÉLJ!

2. Fogadd el magad!

…Hogy eddig is megvoltál ezek nélkül, és miért pont most kezdenél VÁLTOZTATNI a hozzáállásodon?
Ha ebben a pillanatban így érzel, akkor van egy rossz hírem. Ez a blogbejegyzés nem neked szól. Viszont ha úgy érzed, adsz egy esélyt magadnak, hogy átkódold az életedet, akkor szívesen megosztom veled saját tapasztalataimat.

Fogadd el magad!

„50 fele hazafele.” Micsoda mondás, igaz? 50 után meg már minden mindegy, nem? Francokat! Jönnek a ráncok, az ősz hajszálak, a hőhullámok, „ropogósan” ébredünk reggelente,de nem mindegy, hogy ezeket a változásokat miként éljük meg!

Fiatalon szépnek és karcsúnak lenni könnyű, mondogatjuk magunknak, de gondolj csak bele! Tényleg minden fiatal szép és karcsú?
Dolgozz magadon, hogy amikor odaállsz az egész alakos tükör elé, azt mondhasd magadnak: – Azta! De dögös retro csaj vagyok!

3. Táplálkozz egészségesen!

Nem könnyű! Vagy mégis?
Mindenki rohan napkeltétől-napnyugtáig. Munkahelyen nem akkor eszel amikor éhes vagy, hanem amikor ebédidő van. Kapkodva tömöd magadba a péksütit, hogy legyen még időd sorba állni a kávéautomatánál, majd este telerakod a pocakodat és éjszaka vadabbnál-vadabb álmokkal küzdesz.
Egy kolléganőmtől lestem el a módszert, aki előző este kis dobozkákba készítette össze a másnapi menüjét.

Táplálkozz egészségesen!

Ebédidőben sorra kerültek ki a táskájából az előre elkészített, karikára vágott zöldségek, gyümölcsök, sajtok, párolt csirkemell bulgurral, zöld tea kis kulacsban stb. Ugyanannyi ideje volt az evésre mint nekem, aki a párizsis szendvicset próbáltam letuszkolni a torkomon, mégis mennyivel minőségibb táplálékot vitt be a szervezetébe!
Rájöttem, hogy semmi ördöngősség nincs benne, csupán a megszokáson kell változtatnom!
❀ ❀ ❀

4. Vágj bele új dolgokba!

Lehet az egy új képzés, egy új hobbi, gasztronómiai forradalom vagy bármi!
Előfordulhat, hogy már régóta dédelgeted magadban, csak eddig nem jutott rá időd, vagy nem álltak rendelkezésedre az anyagi források.

Itt az ideje, hogy megvalósítsd!

Vágj bele új dolgokba!

Én például 40 éves elmúltam, amikor elkezdtem pecázni. Soha nem gondoltam volna azelőtt, hogy ennyire fogom majd élvezni és ennyi mindent fogok megtanulni ezzel kapcsolatban.

Ebben az évben részt vettem egy Virtuális Asszisztens képzésen, tutorial videók alapján felépítettem a weboldalamat, megtanultam több, mint 30 szoftver használatát, rendszeresen részt veszek a Grow with Google online webináriumain és elsajátítottam a következetes időbeosztás képességét.

5. Mozgás, mozgás, mozgás!

Megvan az ideje a Tv előtt tespedésnek is (pl. ha az orvos ágyban fekvésre ítél egy megfázás miatt), de alapjáraton mozogj sokat!

Azzal töltsd a szabadidődet amit szeretsz, a lényeg, hogy friss levegőn legyél! Utazás, kirándulás, kutyasétáltatás, kertészkedés, biciklizés, horgászat, bármi ami feltölt energiával.
Nem kell maratoni futóvá válnod, csak ha akarsz☺, de igyekezz minimum napi 1 órát mozgással tölteni!

pexels-brett-sayles-1143921
pexels-thirdman-8944741
pexels-brett-sayles-977966

+ 1. Ajándék

Végezetül egy exkluzív ajándék tőlem neked nagy-nagy szeretettel! Hallgasd végig Luise. L. Hay szavait ahányszor csak akarod, nekem nagyon sokat segített a nehéz időszakokban.

Éld jól ez életedet MOST!

Virtuális Asszisztensként abban a szerencsés helyzetben vagyok, hogy ügyfeleim révén változatos munkákkal tölthetem az időmet. Kevesen mondhatják ezt el magukról. Ezért roppant szerencsésnek érzem magam és hálás vagyok, amiért olyan dolgokkal foglalkozhatok, amiket szeretek. Több témakörben is tervezem saját blogcikkek írását, hogy megmutassam sokoldalúságomat. 

Ha tetszett a cikkem és hasznosnak találod, oszd meg kedvenc közösségi média felületeden vagy küldd el üzenetben ismerőseidnek! >>>

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
WhatsApp
Email
Reddit
Skype

Amennyiben Virtuális Asszisztensre van szükséged, töltsd ki a Kapcsolat felvételi űrlapot és 2 munkanapon belül jelentkezni fogok, hogy megbeszéljük a részleteket!

KAPCSOLAT FELVÉTELE

Leggyakoribb hibák, amiket Virtuális Asszisztensként elkövethetsz

Szerző:

Leggyakoribb hibák, amiket Virtuális Asszisztensként elkövethetsz

Virtuális Asszisztensként dolgozni nem egyszerű feladat.
Különösen, ha alkalmazotti létből „csöppen” át az ember fia/lánya a vállalkozói világba.
Mindannyian elkövetjük a magunk hibáit és okulunk belőle. Vagy nem.
Összegyűjtöttem ebben a bejegyzésben a leggyakoribb hibákat, amiket egy Virtuális Asszisztens elkövethet pályafutása során vagy az elején. Az EnigmaDesk Virtuális Asszisztencia megalapítása óta ez az útmutató nekem személy szerint jól látható helyen van kifüggesztve, hogy „véssem a fejembe”.

Kölcsönös bizalom

Szerintem a legfontosabb alappillér Virtuális Asszisztens és munkát delegáló megbízó vállalkozó között, hogy kölcsönösen megbízzatok egymásban.


Elkövetheted az a hibát, hogy már az elején bizalmatlan vagy az ügyfeleddel kapcsolatban, de annyira kell a munka, hogy mégis elvállalod. Lehet, hogy később megváltozik a véleményed, de az esetek nagy többségében hallgatni kell a megérzésre, mert sok jó nem fog kisülni belőle.  Belefektetsz  egy csomó drága időt és lehet, hogy futhatsz a pénzed után. Ha viszont az ügyfeled bizalmatlan veled, az se vezet semmi jóra!


Gondolj csak bele!
Fontos információkat fog veled megosztani a vállalkozásával kapcsolatban. Hozzáférést kapsz a szoftvereihez. Ráadásul otthonról dolgozol virtuálisan, honnan tudja, hogy nem csak ellógod az időt? Ha biztosítod őt arról, hogy vállalkozásának ügyei nálad biztonságban vannak, és mégis bizalmatlan, akkor sok-sok kellemetlen és kínos szituáció elé néztek mindketten. 

Vállalkozói szemlélet

Nagyon fontos, hogy Virtuális Asszisztensként tisztába legyél azzal, hogy vállalkozó vagy, nem alkalmazott.
A bizalmatlanság is tud szülni ilyen attitűdöt és az üzleti kapcsolat átfordulhat főnök – beosztott viszonyba.
Ha a kapcsolat felvételt követően, már az elején letisztázzátok, hogy a vállalt feladatot milyen ütemben, mennyi óraszámban és milyen határidőre kell elvégezni, és ezt egy hivatalos Megbízási Szerződésben rögzítitek, akkor mindketten azt adjátok és kapjátok, amit vártok. 

Az írásos megállapodásban célszerű rögzíteni a kommunikációs csatornákat, az elérési időpontokat, mivel egyikőtöknek sem kellemes egy hívás vagy messenger üzenet éjjel 2-kor. A legmegbízhatóbb véleményem szerint az e-mail vagy egy telefonos elérhetőség hétköznapokon 9-17 óráig. Gyakori hiba a messenger, mert bár az tűnik a legkézenfekvőbbnek, mégis el tudnak tűnni róla az üzenetek időről-időre és ez konfliktus helyzetet tud teremteni. 

Megfelelő kompetencia és időelszámolás

Virtuális Asszisztensként a megfelelő kompetencia elengedhetetlen saját szakmai fejlődésünk és ügyfeleink számára. Tedd fel magadnak és leendő ügyfelednek is a kérdést: –Miben tudok segíteni?

Elkövetheted azt a hibát, hogy elvállalsz egy munkát, amiről lövésed sincs, gondolván, hogy majd utánanézel, megtanulod ingyenes videókból csupán azért, mert nem szeretnéd elszalasztani az ügyfelet. Komoly hiba lehet az őszintétlenség, mert inkább valld be, hogy az adott szoftverrel még nem dolgoztál, ezzel vállalva, hogy esetleg másik Virtuális Asszisztenst keres az ügyfél, mint rontsd a presztizsedet egy amatőr módon elvégzett munkával!

A megbízók általában szoktak esélyt adni akkor is, ha még az adott feladatot soha nem csináltad, ha látnak benned fantáziát.

A pontos időelszámolás nemcsak az ügyfél számára fontos, hanem a Virtuális Asszisztens számára is!

Az EngimaDesk-VA működése során másodperc alapú időmérőt használok, aminek a fontosságára nagyon hamar rájöttem. Ha nem vagy tisztában azzal, hogy bizonyos feladatok mennyi időt vesznek igénybe, nem tudsz jól kalkulálni és az bizony zsebre megy! Otthonról dolgozol, saját időbeosztásban és emiatt következetesnek kell lenned magadhoz. Meg fogsz lepődni, amikor elkezded mérni a munkával töltött idődet! 

Tetszett a bejegyzésem? oszd meg, hogy mások is olvashassák!

Facebook
Twitter
LinkedIn
Pinterest
Reddit
Tumblr
WhatsApp

virtuális asszisztenst keresel?

Vedd fel velem a kapcsolatot!

virtuális asszisztens vagy, vagy szeretnél az lenni?

Csatlakozz Virtuális Asszisztensek Szakmai Közössége facebook csoportunkhoz!

itt követheted az enigmadesk-va tevékenységeit:

Facebook Youtube Instagram Linkedin Tiktok
"A Te sikered az én sikerem is."
Mészáros-Huszár Erika
Mészáros-Huszár ErikaVirtuális Asszisztens